Grievance Policy:

Should a program participant, parent, or guardian have a concern with YouthCity Summer program or staff, the following grievance procedure should be used.

If comfortable, please discuss the concern with a Senior Community Program Manager first.

If you are unable to discuss the concern with your site-based program leadership, or are unable to come to a resolution, please express your concern verbally or in writing to a Youth & Family Associate Director. An Associate Director will contact you to discuss the concerns with you and with the staff member involved to determine a resolution.

If your concern is not resolved to your satisfaction, or if you have a concern about the program Associate Director, you may express your concern verbally or in writing to Salt Lake City’s Youth and Family Division Director. The Division Director will discuss the concern with you and with the staff involved to determine a resolution.

If your concern is not resolved to your satisfaction, or if you have a concern about the Division Director, you may put your concerns in writing to the Deputy Director of Salt Lake City’s Community and Neighborhood Department. Deputy Director will make a final decision about how the matter will be resolved and mail a response to the participant.

Program Rules:

We believe participants have the most fun when they respect themselves, respect others and respect the YouthCity spaces. In order to facilitate a safe and enriching learning environment we have 3 simple rules:

1. RESPECT YOURSELF

• Participate in YouthCity classes and programs.
• Use good manners and be polite.
• Speak and act appropriately at all times. This means no profanity (cursing) written or spoken.
• Come prepared for activities so you can fully participate.
• Talk to an adult immediately if you feel bullied.

2. RESPECT OTHERS

• Follow directions the FIRST time they are given–the staff are there to help you be safe and have fun.
• Keep your hands, feet, and all objects to yourself.
• Stay in the YouthCity section of the building at all times.
• Stick together – remain within the sight of a YouthCity staff member at all times.
• Follow the golden rule–treat others how you want to be treated.
• Say “I’m sorry” when needed.
• Offer to help others.
• Refrain from bringing money and purchasing items from food vendors and vending machines.
• Talk to an adult immediately if you see bullying.

3. RESPECT THE SPACE

• Take care of all YouthCity property, supplies, and computers.
• Put things away as you go make sure each space is cleaner than you found it.
• Walk quietly when inside buildings.
• Be respectful when riding in a YouthCity van.
• Seat belts must be worn at all times.
• Keep your hands to yourself.
• Keep your voice down.
• Remain in your seat.
• Only enjoy food or drink when given permission by YouthCity staff.
• Leave toys/games/electronics at home as they can distract from our programs and classes.
• No food deliveries during programming hours are permitted.

Release & Indemnification: I hereby recognize and acknowledge that my child’s participation in activities may involve bodily injury and/or emotional injury to myself and/or child. In consideration of my child being permitted to participate in such events, I for myself, my child, my heirs, my executors and administrators, hereby voluntarily and knowingly release negligence based on any injury except that caused solely by the willful misconduct of YouthCity staff, that may result from my child’s participation.

Emergency Treatment: I hereby authorize Salt Lake City program staff to act on my behalf in accordance with their best judgment in case of an emergency involving my child, and agree to assume full responsibility for all expenses, medical or otherwise, that may arise there from. I understand that I or my insurance company will be billed for such emergency treatment.

Transportation Permission: I hereby give my permission for YouthCity personnel to transport my child or ward for field trips. I hereby agree and voluntarily assume all risk, which may be associated with or result from my child’s or ward’s transportation to the YouthCity Program. I further agree to release the Salt Lake City School District, YouthCity, Salt Lake City Corporation and Salt Lake County, its agencies, departments, officers, employees’ agents and all sponsors and/or officials and staff of any said entity or person, their representatives, agents’ affiliates, directors, servants, volunteers and employees from any and all liability, claims, demands, actions and causes of actions whatsoever for any loss, claim, damage, injury, illness, attorney’s fees, or harm of any kind or nature to me or my child or ward arising out of any and all activity associated with the aforementioned activities. I have carefully read and understand the contents of this form concerning the transportation of my child or ward.

Photo Permission: I give permission for photographs and videotape recordings of my son/daughter’s participation in activities with Salt Lake City to be used in promotional materials for this and other partner programs. I understand that these photos and/or videos may be used in brochures, edited video programs, online and other promotional items for informing interested parties about Salt Lake City activities.

Equal Opportunity: Salt Lake Corporation YouthCity provides equal opportunity to participants regardless of race, creed, gender or ability to pay, and will upon request, provide reasonable accommodations to individuals with disabilities.

Nondiscrimination Statement: In accordance with Federal civil rights law and U.S. Department of Agriculture (USDA) civil rights regulations and policies, the USDA, its Agencies, offices, and employees, and institutions participating in or administering USDA programs are prohibited from discriminating based on race, color, national origin, sex, religious creed, disability, age, political beliefs, or reprisal or retaliation for prior civil rights activity in any program or activity conducted or funded by USDA. Persons with disabilities who require alternative means of communication for program information (e.g. Braille, large print, audiotape, American Sign Language, etc.), should contact the Agency (State or local) where they applied for benefits. Individuals who are deaf, hard of hearing or have speech disabilities may contact USDA through the Federal Relay Service at (800) 877-8339. Additionally, program information may be made available in languages other than English. To file a program complaint of discrimination, complete the USDA Program Discrimination Complaint Form, (AD-3027) found online at: http://www.ascr.usda.gov/complaint_filing_cust.html, and at any USDA office, or write a letter addressed to USDA and provide in the letter all of the information requested in the form. To request a copy of the complaint form, call (866) 632-9992. Submit your completed form or letter to USDA by: (1) mail: U.S. Department of Agriculture Office of the Assistant Secretary for Civil Rights 1400 Independence Avenue, SW Washington, D.C. 20250-9410; (2) fax: (202) 690-7442; or (3) email: [email protected]. This institution is an equal opportunity provider.

Alert:

• YouthCity staff will alert the child when a reaction, behavior or choice is inappropriate for the setting. An ALERT is provided to inform the youth that what they are doing is not okay and staff will provide instruction and/or re-direction so the youth may make a different choice going forward. Staff use ALERTS to help inform and teach respectful and appropriate behavior for YouthCity. Staff help youth think through their choices and take personal responsibility for their choices.

Warning:

• YouthCity staff will provide a WARNING when an inappropriate reaction or behavior and/or poor choice continues. A WARNING is provided as a firm re-direction and reminder of what is expected at YouthCity. Staff use WARNINGS to teach youth what behavior is expected at YouthCity and reinforce self regulation strategies. Staff help youth think through their choices and take personal responsibilities for their choices.

Cool Down:

• YouthCity staff will implement a cool down when a youth has disrespected the space, other participants, or themselves. Cool downs are used if negative behaviors or responses continue to escalate. Once a youth receives a cool down they are temporarily removed from the activity and invited to calm down, gain control and re-think their choices. Staff will implement a cool down to teach youth that creating space and interrupting negative behavior patterns is key to developing self-regulation. After the youth has gained control and can take responsibility of their behavior and choices they may return to the activity or group. Staff will help youth think through their actions and take personal responsibilities for their choices.

Consequences:

• YouthCity Program Leadership will issue a consequence due to continuous and / or escalating negative behavior. Consequences may include the temporarily removal from the activity, alternative activities, suspension, or expulsion from the program. Program Leadership will contact parents as needed. Staff use consequences to help youth take responsibility for their choices, responses, and behaviors.

It is our responsibility to keep all children and staff safe. To help ensure safety, any child engaging in an aggressive physical altercation will be suspended.

If negative behavior persists, the participant could be suspended and/or dropped from the program. Before a suspended child is eligible to return to YouthCity, the program participant, parent/guardian and Community Program Manager must attend a meeting to discuss future behavior expectations & the possible return to full participation in YouthCity Programs.

Attendance & Punctuality:

• Arrive on time for all scheduled shifts.
• Notify the workplace supervisor as soon as possible in case of absence or lateness.
• Follow the schedule and attendance policies.

Dress Code

• Adhere to the workplace dress code.
• Maintain neat, clean, and appropriate attire for the professional setting.
• Follow all safety-related clothing requirements (e.g., closed-toe shoes, protective gear)

Communication

• Listen carefully to instructions and ask questions when clarification is needed.
• Communicate professionally in person, by phone, and via email.
• Inform supervisors promptly of any issues, concerns, or mistakes.

Responsibility & Initiative

• Complete assigned tasks to the best of their ability.
• Take initiative when appropriate.
• Accept constructive feedback positively.
• Demonstrate willingness to learn and improve.

Health & Safety

• Follow all workplace safety policies and procedures.
• Use equipment only as trained and authorized.
• Report hazards, injuries, or unsafe conditions immediately.
• Complete any required safety training.

Technology & Social Media

• Use workplace technology for authorized purposes only.
• Avoid personal phone use during work hours unless permitted.
• Refrain from posting photos, videos, or information about the workplace without permission.
• Represent the organization positively in all digital communication.

Disciplinary Action – Failure to comply with this policy may result in a warning and corrective action and/or removal from the internship placement.

Política de Quejas:

Si un participante del programa, padre/madre o tutor tiene una preocupación relacionada con el Programa Extraescolar y de Verano de YouthCity o su personal, se debe utilizar el siguiente procedimiento de quejas.

Si se siente cómodo, por favor discuta preocupacion con el Gerente Senior de Programas Comunitarios primero.

Si no puede tratar el problema con los responsables del programa en su centro o no se llega a una solución, exprese su preocupación verbalmente o por escrito al Director Asociado de Juventud y Familia. El Director Asociado lo contactará para hablar sobre sus preocupaciones con usted y con el miembro del personal involucrado a fin de encontrar una solución.

Si no queda conforme con la resolución de su preocupación o tiene un problema con el Director Asociado del programa, puede expresar su preocupación verbalmente o por escrito a la Directora de la División de Juventud y Familia de Salt Lake City. La Directora de la división tratará el problema con usted y con el personal involucrado para encontrar una solución.

Si no queda conforme con la resolución de su preocupación o tiene un problema con la Directora de la división, puede expresar su preocupación por escrito al Director Asociado del Departamento de Comunidad y Vecindarios de Salt Lake City. El Director Asociado tomará una decisión final sobre cómo se resolverá el asunto y enviará por correo una respuesta al participante.

Reglas del Programa: Creemos que los participantes se divierten más cuando se respetan a sí mismos, respetan a los demás y respetan los espacios de YouthCity. Para facilitar un entorno de aprendizaje seguro y enriquecedor tenemos 3 reglas simples:

1. RESPÉTATE A TI MISMO

• Participa en las clases y Programas de YouthCity
• Emplea buenos modales y sé educado.
• Habla y actúa correctamente en todo momento. Esto significa no decir groserías (maldecir) ni por escrito ni verbalmente.
• Ven preparado a las actividades y clases para participar plenamente
• Habla de inmediato con un adulto si sientes que eres víctima de acoso.

2. RESPETA A LOS DEMÁS

• Sigue las instrucciones la primera vez que las recibas: el personal está a disposición para ayudarte a estar seguro y divertirte.
• No molestes con las manos, los pies u objetos.
• Permanece en todo momento en la sección YouthCity del edificio.
• No te separes del grupo: permanece en todo momento a la vista de un miembro del personal de YouthCity.
• Sigue la regla de oro: trata a los demás como quieres que te traten.
• Di “lo siento” cuando sea necesario.
• Ofrece ayuda a los demás.
• Evita llevar dinero y comprar productos y comida de máquinas expendedoras.
• Habla de inmediato con un adulto si eres testigo de situaciones de acoso

3. RESPETA LOS ESPACIOS

• Cuida la propiedad, suministros y computadoras de YouthCity.
• Guarda las cosas y asegúrate de que cada espacio esté más limpio de lo que lo encontraste.
• Camina en silencio dentro de los edificios.
• Sé respetuoso cuando viajes en una camioneta de YouthCity.
• Debes usar cinturón de seguridad en todo momento.
• No molestes con las manos.
• Baja la voz.
• Permanece en tu asiento.
• Puedes comer o beber solo si el personal de YouthCity lo autoriza.
• Deja los juguetes/juegos/dispositivos electrónicos en casa porque pueden distraerte de nuestros programas y clases
• No se permiten entregas de comida durante el horario del programa.

Renuncia e indemnización: Por el presente, reconozco y acepto que la participación de mi hijo/a en las actividades puede implicar lesiones corporales o emocionales para mí o para mi hijo/a. En consideración de que se le permita a mi hijo/a participar en tales eventos, yo, en mi nombre, en el de mi hijo/a, en el de mis herederos, mis albaceas y administradores, renuncio en forma voluntaria y deliberada a toda reclamación de negligencia basada en cualquier lesión, excepto aquella causada únicamente por la conducta indebida e intencionada del personal de YouthCity que pueda surgir de la participación de mi hijo/a.

Tratamiento de emergencia: Por el presente, autorizo al personal del programa de Salt Lake City a actuar en mi nombre de acuerdo con su mejor criterio en caso de una emergencia que involucre a mi hijo/a, y asumo plena responsabilidad por todos los gastos, médicos o de otro tipo, que surjan de ello. Entiendo que el tratamiento de emergencia en cuestión se me facturará a mí o a mi compañía de seguros.

Permiso de transporte: Por el presente, autorizo al personal de YouthCity a transportar a mi hijo o menor en guarda para realizar excursiones. Por el presente, acepto y asumo en forma voluntaria todos los riesgos relacionados con o que surjan del transporte de mi hijo o menor en guarda al Programa YouthCity. Asimismo, acepto eximir al distrito escolar de Salt Lake City, a YouthCity, a Salt Lake City Corporation y al condado de Salt Lake, sus agencias, departamentos, funcionarios, agentes de empleados y todos los patrocinadores o funcionarios y personal de cualquiera de las entidades o personas mencionadas, así como a sus representantes, afiliados de agentes, directores, trabajadores, voluntarios y empleados de cualquier y toda responsabilidad, reclamo, demanda, acción y causa de acción de cualquier tipo por cualquier pérdida, reclamo, daño, lesión, enfermedad, honorario de abogados o daño de cualquier tipo o naturaleza hacia mí o mi hijo/a o menor en guarda que surja de cualquier y toda acción relacionada con las actividades antes mencionadas. He leído con detenimiento y comprendo el contenido de este formulario relativo al transporte de mi hijo/a o menor en guarda.

Permiso para tomar fotografías: Otorgo mi consentimiento para que las grabaciones de video de la participación de mi hijo/a en actividades de Salt Lake City se utilicen en materiales promocionales para programas de este y otros socios. Entiendo que estas fotos o videos pueden utilizarse en folletos, programas de video editados, en línea y en otros artículos promocionales para informar a las partes interesadas sobre las actividades de Salt Lake City.

Igualdad de oportunidades: El Programa YouthCity de Salt Lake Corporation ofrece igualdad de oportunidades a los participantes, sin importar su raza, credo, sexo o capacidad de pago y, previa solicitud, proporcionará adaptaciones razonables a las personas con discapacidad.

Declaración contra la discriminación: En el marco de la legislación federal sobre derechos civiles, y las normativas y políticas de derechos civiles del Departamento de Agricultura de los EE. UU. (USDA), el USDA, sus agencias, oficinas y empleados, así como las instituciones que participan en los programas del USDA o los administran, tienen prohibido discriminar por motivos de raza, color, nacionalidad, sexo, credo religioso, discapacidad, edad, creencias políticas o tomar represalias por actividades previas relacionadas con derechos civiles en cualquier programa o actividad que el USDA realice o financie. Las personas con discapacidades que requieran medios de comunicación alternativos para recibir la información sobre el programa (como braille, letra grande, grabación de audio, lenguaje de señas americano, etc.) deben contactar a la agencia (estatal o local) donde solicitaron los beneficios. Las personas sordas, con problemas de audición o con discapacidad del habla pueden comunicarse con el USDA a través del Federal Relay Service (Servicio federal de retransmisión) al (800) 877-8339. Es posible que la información sobre el programa esté también disponible en otros idiomas además del inglés. Para presentar una queja por discriminación, complete el Formulario de quejas por discriminación en programas del USDA (AD-3027) que encontrará en línea en: http://http://www.ascr.usda.gov/complaint_filing_cust.html y en cualquier oficina del USDA, o bien redacte una carta dirigida al USDA con toda la información que se solicita en el formulario. Para solicitar una copia del formulario de quejas, llame al (866) 632-9992. Envíe el formulario completo o la carta al USDA por: (1) correo postal: U.S. Department of Agriculture Office of the Assistant Secretary for Civil Rights 1400 Independence Avenue, SW Washington, D.C. 20250-9410; (2) fax: (202) 690-7442; o (3) correo electrónico: [email protected]. Esta institución es un proveedor que ofrece igualdad de oportunidades.

Alerta:

• El personal de YouthCity ALERTARÁ al joven si una reacción, comportamiento o elección es inadecuada en ese contexto. Se proporciona una alerta para informar al joven que lo que está haciendo no está bien; el personal ofrece instrucciones o llamados de atención para que el joven tome una decisión diferente en situaciones futuras. El personal utiliza alertas para ayudar a informar y enseñar lo que YouthCity considera un comportamiento respetuoso y adecuado. El personal ayuda a los jóvenes a reflexionar sobre sus elecciones y a hacerse responsables de ellas.

Advertencia:

• El personal de YouthCity proporcionará una ADVERTENCIA en caso de que se repita una reacción o comportamiento inadecuado, o una mala decisión. Las advertencias son un llamado de atención firme y un recordatorio de las de YouthCity. El personal utiliza las advertencias para enseñar a los jóvenes qué comportamiento se espera en YouthCity y reforzar las estrategias de autorregulación. El personal ayuda a los jóvenes a reflexionar sobre sus elecciones y a hacerse responsables de ellas.

Ayuda para Calmarse:

• El personal de YouthCity ofrecerá ayuda para calmarse cuando un joven haya sido irrespetuoso con los espacios, con otros participantes o con ellos mismos. La ayuda para calmarse se utiliza si los comportamientos o las respuestas negativas se intensifican. Cuando un joven recibe ayuda para calmarse, se le retira temporalmente de la actividad y se le aparta para que se tranquilice, recupere el control y reconsidere sus elecciones. El personal aplicará la ayuda para calmarse con el fin de enseñar a los jóvenes que crear un espacio e interrumpir los patrones de comportamiento negativos es clave para desarrollar la autorregulación. Una vez que el joven se haya controlado y pueda hacerse responsable de su comportamiento y sus elecciones, podrá regresar a la actividad o al grupo. El personal ayudará a los jóvenes a reflexionar sobre sus elecciones y a hacerse responsables de sus decisiones.

Consecuencias:

• Los directivos del Programa YouthCity emitirán una consecuencia ante un comportamiento negativo constante o que se intensifique. Las consecuencias pueden incluir la remoción temporal de la actividad, actividades alternativas, suspensión o expulsión del programa. Los directivos del programa se comunicarán con los padres cuando sea necesario. El personal utiliza las consecuencias para ayudar a los jóvenes a hacerse responsables de sus elecciones, respuestas y comportamientos.

Es nuestra responsabilidad mantener la seguridad de todos los niños y del personal. Para ayudar a garantizar la seguridad, cualquier niño involucrado en un altercado físico agresivo será suspendido.

Si el comportamiento negativo continúa, el participante podría ser suspendido o expulsado del programa. Antes de que un niño/niña suspendido sea elegible para regresar a YouthCity, el participante del programa, el padre/madre/tutor y el gerente de Programas Comunitarios deben asistir a una reunión para discutir las expectativas de comportamiento a futuro y la posibilidad de que el niño/niña regrese para participar plenamente en los programas de YouthCity.